Con el cambio de Universal Analytics a Google Analytics 4, hay mucha confusión sobre la retención de datos. A continuación le explicamos cuáles son los periodos de retención de datos y cómo puede ajustarlos para que se adapten mejor a las necesidades de su organización.
- ¿Qué es la retención de datos?
- ¿Qué es la conservación de datos en Google Analytics 4?
- ¿Qué debo hacer para modificar la conservación de datos en Google Analytics 4?
- ¿Qué es la retención de datos en Universal Analytics?
- ¿Cómo puedo cambiar la retención de datos en Universal Analytics?
- ¿Cuánto tiempo debo conservar los datos?
- ¿Qué dice el RGPD sobre la conservación de datos?
- Reflexiones finales
¿Qué es la retención de datos?
La retención de datos es, sencillamente, el tiempo durante el cual se almacenan los datos. El término se utiliza normalmente cuando se trata de datos personales, ya que la retención de datos personales durante mucho tiempo puede tener implicaciones legales y de privacidad.
¿Qué es la conservación de datos en Google Analytics 4?
Los datos de usuarios y eventos pueden conservarse hasta 26 meses. Estos son los datos más importantes y sensibles desde el punto de vista de la privacidad que recopila Google Analytics.
Otros tipos de datos pueden conservarse durante períodos más largos (consulte la documentación de Google para obtener una descripción general). Sin embargo, ningún dato puede conservarse para siempre.
¿Qué debo hacer para modificar la conservación de datos en Google Analytics 4?
Haga clic en Admin > Propiedades > Configuración de datos > Retención de datos > Retención de datos de eventos. Una vez que haya seleccionado la configuración deseada, asegúrese de desactivar el interruptor "Restablecer datos de usuario en nueva actividad" y haga clic en Guardar.
Tenga en cuenta que necesita un rol de editor para cambiar la configuración de retención de datos.
¿Qué es la retención de datos en Universal Analytics?
Los datos de usuarios y eventos pueden conservarse entre 14 meses y para siempre. Conservar los datos para siempre es muy invasivo y lo desaconsejamos encarecidamente.
¿Cómo puedo cambiar la retención de datos en Universal Analytics?
Haga clic en Admin > Información de seguimiento > Retención de datos > Retención de datos de usuarios y eventos. Una vez que haya terminado, asegúrese de desactivar la opción "Restablecer en nueva actividad" y haga clic en Guardar.
Al igual que con GA4, necesita privilegios de editor para cambiar la configuración de retención.
¿Cuánto tiempo debo conservar los datos?
No hay una respuesta clara: cada organización debe adaptar sus políticas de conservación de datos a sus propias necesidades, teniendo en cuenta al mismo tiempo las obligaciones de cumplimiento. Al menos, puedes tomar las riendas de la situación exportando tus datos históricos desde Google. A continuación te explicamos cómo.
A la hora de decidir sobre la conservación de los datos analíticos de la web, debería implicar como mínimo a su departamento de marketing y a su personal jurídico (o a cualquier consultor externo en el que pueda confiar para esas funciones). Sus profesionales de marketing sabrán durante cuánto tiempo los datos seguirán siendo valiosos para el análisis, y los profesionales jurídicos podrán darle una idea clara de sus obligaciones de cumplimiento.
Tenga en cuenta también que no todas las categorías de datos son iguales. Por ejemplo, puede que no haya una buena razón para eliminar informes agregados, ya que pueden no ajustarse a la definición de datos personales/datos de identificación personal en su país.
¿Qué dice el RGPD sobre la conservación de datos?
Según el principio de limitación del almacenamiento, puede almacenar datos personales durante el tiempo que sea necesario, pero no más.
Por lo tanto, no existe una norma clara que le obligue a eliminar los datos después de n semanas, meses o años. El RGPD asume que las organizaciones conocen sus propias necesidades y les permite conservar los datos el tiempo que sea necesario. Una institución de investigación puede tener razones perfectamente válidas para almacenar información médica de hace décadas, pero un sitio web de entretenimiento no tiene ninguna razón plausible para conservar datos personales de sus visitantes de hace 10 años.
Aunque las empresas pueden decidir por sí mismas sus políticas de conservación de datos, esto no significa que puedan hacer lo que quieran. Tienen la obligación legal de almacenar los datos sólo durante un tiempo razonable y pueden ser multadas si sus políticas de conservación de datos son manifiestamente irrazonables. Por eso le recomendamos encarecidamente que establezca un límite de tiempo para los datos de Universal Analytics, especialmente si está sujeto al GDPR.
Tenga en cuenta también que la anonimización es una alternativa aceptable al borrado según el GDPR. Por lo tanto, podría ser aceptable conservar un informe agregado de Google Analytics mucho tiempo después de haber borrado los datos personales originales sobre los que se calculó.
Hemos dicho "podría" porque la anonimización adecuada en virtud del GDPR es realmente difícil. Nunca dé por sentado que los datos personales se han anonimizado solo porque parezcan anonimizados. Confíe este juicio únicamente a un profesional del Derecho.
También hay que tener en cuenta que el concepto de anonimización difiere de un país a otro y que los proveedores de servicios estadounidenses como Google a veces utilizan el término de forma algo imprecisa para los estándares europeos.
Reflexiones finales
En definitiva, la forma más segura de cumplir con la limitación de almacenamiento es no almacenar nada. En muchos campos, esto no es factible. Pero sí lo es para la analítica web.
Simple Analytics es un servicio de análisis web que da prioridad a la privacidad y que no recopila datos personales. No tomamos nada y no almacenamos nada, ¡así de simple! Nuestros servicios también incluyen la exportación de datos sin procesar, la importación de datos de Google Analytics, plugins para muchos otros programas y un práctico asistente de inteligencia artificial integrado en su interfaz de usuario.
Si todo esto le parece bien, ¡pruébenos!